Schritt 7: Abrechnung

Die Endabrechnung beim Stupa

Bei der Abrechnung müssen alle Originalbelege für die Ausgaben vorliegen, die beim Stupa abrechnet werden (und sich mit dem Antrag decken).

Abrechnungsfrist: 8 Wochen nach Fälligkeit.

Alle Belege werden nach Datum sortiert, nummeriert und aufgelistet.

Es ensteht eine Abrechnungstabelle (als Beispiel/Vorlage dient das Abrechnungsformular, s.u.: Anhang).

Einkaufsbelege oder Quittungen die kleiner sind als DIN A4 werden entsprechend auf DIN A4 Bögen geklebt:

  • Rand für Lochung lassen!
  • Es dürfen mehrere Quittungen auf eine Seite geklebt werden.
  • Betrag und Datum sollten ersichtlich sein.
  • Pfand kann nicht abgerechnet werden und ist rauszurechnen.
  • Ebenso Alkohol, falls dieser auf einer Quittung auftauchen sollte. (Tipp: getrennte Kassenzettel/Rechnungen).

Die Einnahmen werden ebenfalls aufgelistet.

Bei größeren Aktionen, welche mehrere Unterstützer*innen haben, bedarf es einer detaillierteren Auflistung der Gesamteinnahmen und Ausgaben, sodass die gesamte Wirtschaftung der Veranstaltung vorgelegt wird.

Es müssen aber "nur" die Belege mit abgegeben werden, welche auch vom Stupa beglichen werden/beantragt wurden. 

 

Wenn alles beisammen ist, kann die Abrechnung beim Stupa eingereicht werden:

Hauspost oder direkt im Büro in der ZEP (s. Schritt  4: Antrag stellen)

Die Abrechnung wird dann auf alle Formalia, ihre Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft.

  • Sollte sie einwandfrei sein, werden die anfallenden Gelder an die im Antrag angebene Kontoadresse überwiesen und die Antragsstellenden per Mail darüber informiert.
  • Bei Rückfragen oder Fehlern werden die Antragsstellenden kontaktiert.

    Es kann erst überwiesen werden, wenn alle Formalia geklärt, die Rechnung vollständig und stimmig ist.
  • Bei größeren Abrechnungen empfiehlt sich ein Treffen, um die Abrechnung zu erklären und ein lästiges Rückfrage-Antwort-Prozedere zu vermeiden.

Ganz nach Antragsgegenstand ergeben sich ggf. vereinzelt spezielle Fragen und oder Auflagen für die Abrechnung, welche möglichst im Vorfeld individuell geklärt werden sollten.

Bei Fragen und/oder Unsicherheiten wendet euch jederzeit an: finanzen[at]ph-heidelberg.net

Alle relevanten Dokumente findest du im Downloadcenter

http://stupa.ph-heidelberg.net/?q=node/18